Сегодня, 29 апреля, весь мир отмечает День танца. Этот праздник объединяет тех, кто не может представить свою жизнь без движения и ритма. Для танцора это не просто дата в календаре – это напоминание о том, ради чего он репетирует до ночи, переживает перед выходом на сцену и возвращается к тренировкам снова и снова, даже если нет сил.

Фестиваль для танцора – как день рождения. Только вместо праздничной обуви – кроссы, а вместо поздравлений – аплодисменты и восхищённые взгляды. Однако есть у танцевальных конкурсов и обратная сторона. Это их организация – тяжёлая, изнурительная, кропотливая. Знаю это не понаслышке: с командой мы уже третий год проводим крупный кавердэнс-фестиваль в Тольятти. В этом материале я расскажу, как мы совмещаем искусство танца с ивент-индустрией.

От участника до организатора

Мой подъём по карьерной лестнице произошёл три года назад, когда я начала работать тренером в студии танцев. Преподавать стала кей-поп кавердэнс – быстро набирающее популярность направление, пришедшее к нам из Южной Кореи.

Однажды директор студии предложила мне стать частью команды организаторов нового танцевального фестиваля в Тольятти. Мне, как активному участнику подобных соревнований, было интересно побывать «по ту сторону», и я согласилась.

Так я стала организовывать фестиваль азиатской культуры ROCKZ FEST. Из года в год количество участников и гостей растёт. В этом году пришло порядка 250 человек, из которых 150 боролись за призовые места в групповых и сольных номинациях. Приезжают участники и из других городов: Самары, Новокуйбышевска, Димитровграда, Пензы и Казани.

Успех – в команде

Танцевальный конкурс начинается не с поиска площадки или партнёров и даже не с привлечения участников. В первую очередь соберите команду. Сплочённый коллектив – залог успеха любого начинания, и касается это не только организации фестивалей.

Закрепите «на берегу» за каждым членом команды определённые задачи. Необходимый минимум: дизайнер, SMM-специалист, кураторы волонтёров и конкурсных номинаций, ответственные за составление программы и подбор партнёров. Один человек не должен брать на себя несколько задач – пусть каждый занимается своим делом.

Разложить всё по полочкам

Планы, тайминги и Excel – лучшие друзья при подготовке к соревнованиям. Систематизируйте абсолютно всё. Организация – сложный механизм, если какая-то «шестерёнка» выходит из строя, может сломаться вся система.

Чтобы точно ничего не забыть, создайте несколько тематических Excel-таблиц. В одной перечислите задачи для каждого члена команды и фиксируйте их выполнение. В другой таблице составьте перечень партнёров (например, фотографов и видеографов), укажите их контакты, отметьте, на каких условиях договорились сотрудничать. В третьей распишите контент-план, чтобы участники своевременно получали важную информацию.

Без волонтёров фестиваль не доживёт и до обеда

Когда я впервые стала организатором, думала, что команда волонтёров – это автоматически работающий механизм, который после одной «настройки» идеально функционирует. Оказалось, всё намного сложнее.

Поиск помощников и диалог с ними – кропотливая работа. Если она выполнена некачественно, фестиваль может провалиться. Выбирайте людей не по принципу «кто отозвался, тому и поверю». Заранее проведите встречу, чтобы закрепить за каждым его роль и дать инструкции на крайний случай (например, к кому обращаться, если пропал звук, или что делать, если потерялся ребёнок). На самом конкурсе постоянно контролируйте их.

В нашей команде с недавних пор появился человек, который курирует работу волонтёров. Его зовут Максим. За всё время работы с ним я не помню ни одного момента, когда бы он сидел без дела. Однажды он даже заменял ведущего на сцене. Каждому организатору очень важно найти своего «Максима».

Всё для участников

При оформлении площадки важно думать не как его создатель, которому очевидно, что где находится, а как участник. Распечатайте несколько программ фестиваля и развесьте их в ключевых точках: на входе, у стола регистрации, в зале, в гримёрках.

Волонтёры должны знать всё, вплоть до того, где находятся туалеты и как дойти до того или иного места. На танцевальном конкурсе людям постоянно что-то нужно. У кого-то отвалилась подошва обуви или треснул ноготь, кого-то замучила жажда. Организуйте отдельный «спасательный пункт»: за специальным столиком должны находиться один-два волонтёра, способных помочь решить любую проблему. На их столе, как в Греции, должно быть всё: вода, игла и нитки, булавки, суперклей, скотч, салфетки, антисептик, мини-аптечка с бинтами, пластырями и перекисью водорода.

День X – как не сойти с ума

Чтобы не бегать за несколько часов до фестиваля с навязчивой мыслью «Я точно что-то забуду», заранее составьте чек-лист – хотя бы в заметках на телефоне. Впишите в него всё, что нужно взять с собой, и по порядку собирайте в сумку, попутно помечая уложенное галочкой. В беседы организаторов и волонтёров отправьте единое сообщение со всеми важными контактами для связи.

Лучше прийти раньше, чем позже. Обычно мы приезжаем на место за пять часов до начала, но даже этого иногда не хватает: необходимо изучить помещение, расставить столы и стулья, организовать стол регистрации и выполнить множество других задач.

Что-то пошло не так? Не подавайте виду, что нервничаете. Сохраняйте хотя бы внешнее спокойствие, не суетитесь – контролировать всё одновременно не получится, а вот ваша тревога передастся окружающим.

Keep calm and рефлексируй

Итак, фестиваль прошёл. Музыка стихла, уставшие и довольные танцоры ушли. Остались только организаторы. Вот тут и начинается едва ли не самая важная часть процесса – рефлексия. По горячим следам обсудите, что получилось, а над чем стоит поработать. Обязательно выложите пост в социальных сетях с просьбой к участникам поделиться впечатлениями и эмоциями. Зафиксируйте их наблюдения и учитывайте при организации следующего конкурса.

Напоследок – самый простой, но действенный лайфхак: вы точно не сойдёте с ума от суматохи и количества задач, если разрешите себе наслаждаться результатами своих трудов. Фестиваль запоминают по атмосфере, а не по таймингам.

Источник фото: сообщество ROCKZ FEST во «ВКонтакте»