Личный вклад. Что делать, если коммуникация «покинула чат»? Часть первая

«Личный вклад» – совместный проект молодёжного медиахолдинга «Есть talk!» и Центра психологических исследований Тольяттинского государственного университета (ТГУ). Из этого проекта вы узнаете о том, как, распознав свои слабые места, прокачать нужные soft skills.

Центром обсуждения в прошлом выпуске была деловая коммуникация, основанная на личных встречах и общении. Но давайте признаемся: многие из нас всё больше предпочитают уходить в онлайн-сферу переписок и звонков. Это проще и требует меньших волнений. Только вот незадача – навык коммуникации необходим и здесь.

Всё больше мероприятий, событий и деловых встреч переходит в онлайн. Соответственно, всё больше людей адаптируются к новому образу жизни. Это подтверждает, например, исследование на сайте FYI (Find Your Info), основанное на данных сообщества удалённых работ WWR (We Work Remotely). И пандемия для таких перемен не является основной причиной: ещё до неё был прогноз, что к 2025 году 70 % работоспособного населения всего мира будет работать удалённо. Кроме того, по данным WWR, каждый год количество рабочих мест с дистанционными возможностями в среднем увеличивается на 30 %.

– Пандемия нас всех заставила перейти в онлайн-режим. После неё очень сложно вернуться снова в офлайн. И, в принципе, какие-то вещи уже и не хочется возвращать. Онлайн-коммуникация стала очень удобной, но при этом и очень опасной. Делая скриншоты и пересылая сообщения, люди не всегда преследуют благие цели. Поэтому стоит серьёзно задуматься: кому ты пишешь, куда может пойти сообщение, правильно ли поймут твой посыл, – рассказывает Мария Сахарова, директор центра по работе с выпускниками, развитию партнёрства и фандрайзингу ТГУ.

Во время карантина каждый, кто учился или работал удалённо, мог проверить на себе преимущества фриланса: можно быть где угодно и выполнять необходимые задачи, не нужно тратить время и деньги на дорогу, проще совмещать несколько дел одновременно, достаточно написать или позвонить человеку, чтобы договориться о встрече, а не искать нужный кабинет. Но как в этих случаях остаться хорошим коммуникатором, получать желаемые ответы на вопросы и сохранять уважение к собеседнику? Об этом и расскажем.

 

Правила деловой переписки

Рассмотрим жизненный пример ошибки в коммуникации, участником или свидетелем которой, наверное, был каждый.

Студент пишет преподавателю в 22:30:

– Здравствуйте, а Вы не могли бы ответить...

– Молодой человек, рабочее время окончено, это переход всех личных границ.

Почему реакция именно такая? Узнаем у преподавателя Л.:

– Да, я не сплю в это время. Но я укладываю детей, у меня личные дела и время. И вообще – такое ощущение, как будто ко мне домой постучались. Я понимаю, что вопрос несложный, и ответить могу, но здесь уже срабатывает такой педагогический момент: «Да не буду я тебе отвечать!». Уже не хочется помогать после такого.

Как не попасть в «чёрный список» своего визави? Всё просто – проявить вежливость. К примеру, на следующее утро можно написать: «Извините, пожалуйста, я заработался, на время не посмотрел». Впрочем, не стоит злоупотреблять «работой над ошибками»: проще их не допускать, чем каждый раз исправлять.

Опросив экспертов нашего проекта, мы сформулировали простые секреты успешной онлайн-коммуникации. Получился вот такой список (он, может, и внушительный, но тут всё только по делу).

1. Обращаемся к собеседнику по имени. Это всегда располагает.

2. Простое правило этикета – приветствие. Об этом мы часто забываем, если нужно что-то срочное. Но мы же за уважение друг к другу, верно? Представляемся незнакомому человеку, даже когда в мессенджерах высвечивается имя.

3. Обязательно проверяем эмоциональный окрас своего сообщения, чтобы в нём не звучало претензии, особенно, если высказываем просьбу.

4. Под запретом переход на личности и ругань. В переписке нет интонации. В случае возникновения околоконфликтной ситуации лучше остановиться, встретиться и лично всё обговорить.

5. Стараемся писать только в рабочее время. Учитываем часовой пояс собеседника, потому что у мессенджера есть уведомления, которые могут помешать или разбудить человека.

Важная ремарка эксперта! Рабочее время – это с 8:00 до 17:00–18:00. Если дело очень важное, например, необходимо обсудить вопрос по проекту, – до 21:00. И всё же лучше успевать до шести вечера.

6. Формулируем цельное сообщение и не делим его на несколько. Исключение: отправка номера телефона. Так собеседнику проще будет скопировать номер в телефонную книжку или тут же позвонить.

7. «Здравствуйте, извините, пожалуйста, а не могли бы Вы уделить нам немножко времени, чтобы ответить на вопросы, которые касаются...». И ты думаешь: «Уже не могу». Вопрос должен читаться сразу, формулируем просьбу максимально конкретно.

8. Всегда следует отвечать на уточняющие вопросы, иначе теряется важность и срочность вопроса.

9. Перечитываем сообщение, проверяем ошибки, знаки препинания и опечатки. Если мы пишем другу или подруге – ошибиться не страшно, но в случае деловой переписки важно писать грамотно.

10. Голосовые сообщения должны иметь весомые причины: нет возможности написать, объёмная обратная связь по проекту. Опять же – всё по договоренности.

11. Благодарим человека, который откликнулся на ваши сообщения.

Небольшой эксперимент. При подготовке этого выпуска проекта с Марией Сахаровой я связывалась «ВКонтакте». К слову, мы ещё не были знакомы.

Моё сообщение выглядело так: «Здравствуйте! Меня зовут Анастасия, я студентка кафедры «Журналистика», пишу в проект «Личный вклад» (о soft skills). Вас порекомендовала мне *ФИО*. Нужны комментарии на тему следующего выпуска – об онлайн-коммуникации. У меня подготовлены вопросы, которые могу скинуть либо сюда же, либо встретиться с Вами лично и пообщаться. Как и когда Вам будет удобнее ответить на несколько вопросов? Для ознакомления могу скинуть ссылки на предыдущие выпуски проекта, если нужно».

Интересно было узнать, как прокомментирует эксперт пример нашей с ней онлайн-коммуникации.

– Мне было всё понятно: кто вы, зачем, что за проект, кто порекомендовал. Когда мы знаем, по чьей рекомендации человек обратился, сразу становится яснее, о чём может пойти речь. Кроме того, когда мы рекомендуем кому-то – мы доверяем человеку, который встретится с нашим знакомым, – прокомментировала Мария Сахарова.

Мини-эксперимент получился удачным, соответственно, сообщение можно использовать как пример для деловых переписок.

Расскажем ещё несколько рекомендаций от нашего эксперта. Если вам нужно отправить письмо по электронной почте рано утром или в любое другое определённое время, но вы уже знаете, что не сможете этого сделать по каким-то причинам, то используйте функцию отложенной отправки. (Кстати, потратьте немного времени, чтобы изучить возможности своей почтовой службы: в современных сервисах достаточно «помощников» для деловых сообщений.) А чтобы не запутаться в огромном количестве чатов и уведомлений, ставьте себе напоминания. Это просто, доступно и действенно.

С правилами отправки сообщения всё понятно. Однако стоит помнить и об их приёме. Если вы получили рабочее сообщение, то нужно его прочитать и дать обратную связь. Если нет возможности и времени ответить полноценно, достаточно написать: «Отвечу через *точное время*». Здесь важно не только подключать умение ориентироваться во времени и планировать, но и соблюдать договорённости, а это (спойлер!) тема другого выпуска нашего проекта.

Проверь себя

Ситуация

Вы договорились о встрече, но понимаете, что опаздываете. Что будете делать?

Варианты ответов

1. Буду ещё быстрее собираться в попытках успеть на встречу вовремя.

2. Подумаю, что ничего страшного не случится, если задержусь минут на двадцать.

3. До последнего буду стараться успеть. Если не получится, позвоню минут за пятнадцать, предупрежу, что меня не будет.

4. Передоговорюсь сразу, как пойму, что опаздываю, чтобы человек успел перестроить свои планы.

Ответ

Если вы договорились о встрече, следует держать своё слово и быть вовремя. И только в крайних случаях, когда обстоятельства действительно складываются не так, как планировалось, стоит сразу же предупредить другого человека и договориться на другое время.

P.S. В следующем материале нашего проекта читайте об основных правилах телефонного этикета, договорённостях и не только.

Просмотров: 58
Читайте также:
Поделиться с друзьями
Назад к списку статей